Jak skutecznie przeprowadzić inwentaryzację? 7 kroków do sprawnego i dokładnego spisu

Inwentaryzacja nie musi oznaczać wielu dni ręcznego liczenia, papierowych arkuszy i żmudnego wyjaśniania różnic. Odpowiednie przygotowanie procesu, jednoznaczne oznakowanie majątku oraz wykorzystanie kodów kreskowych, RFID, terminali mobilnych i specjalistycznego oprogramowania mogą znacząco usprawnić spis z natury. Jak dobrze przygotować inwentaryzację i na co zwrócić uwagę, aby jej wyniki były wiarygodne i rzeczywiście przydatne dla firmy?

Inwentaryzacja bywa postrzegana przede wszystkim jako obowiązek związany z rachunkowością. W praktyce jej znaczenie jest znacznie szersze. Rzetelnie przeprowadzony proces pozwala zweryfikować rzeczywisty stan majątku, wykryć różnice pomiędzy stanem faktycznym a ewidencyjnym oraz uporządkować informacje dotyczące lokalizacji i użytkowania poszczególnych zasobów.

Ma to znaczenie zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych i logistycznych, jak i w biurach, instytucjach publicznych czy organizacjach dysponujących dużą liczbą urządzeń IT i innych środków trwałych.

Na czym polega skuteczna inwentaryzacja?

W przypadku jednostek prowadzących księgi rachunkowe zasady inwentaryzacji określa przede wszystkim ustawa o rachunkowości. W zależności od rodzaju aktywów i pasywów wykorzystuje się odpowiednią metodę: spis z natury, uzyskanie potwierdzenia salda albo weryfikację danych wynikających z ksiąg z odpowiednimi dokumentami.

W odniesieniu do składników podlegających spisowi z natury proces nie kończy się na ich policzeniu. Obejmuje również porównanie ustalonego stanu z danymi ewidencyjnymi oraz wyjaśnienie i rozliczenie stwierdzonych różnic.

Dlatego skuteczna inwentaryzacja powinna łączyć trzy elementy:

• dobre przygotowanie organizacyjne,
• wiarygodną identyfikację i rejestrację składników majątku,
• sprawne porównanie i rozliczenie danych.

Technologia może znacząco ułatwić każdy z tych etapów.

Jak przeprowadzić inwentaryzację krok po kroku?

1. Zacznij od przygotowania, a nie od liczenia

Jeden z najważniejszych etapów inwentaryzacji odbywa się jeszcze przed rozpoczęciem właściwego spisu.

Warto określić zakres inwentaryzacji, podzielić obiekty na lokalizacje lub pola spisowe, ustalić odpowiedzialności oraz sprawdzić jakość danych znajdujących się w ewidencji.

Jeżeli firma korzysta z urządzeń mobilnych, skanerów kodów kreskowych lub czytników RFID, przed rozpoczęciem prac należy również sprawdzić ich stan techniczny, konfigurację, baterie, komunikację oraz gotowość oprogramowania.

Szczególnie w organizacjach posiadających tysiące środków trwałych brak odpowiedniego przygotowania może oznaczać, że problemy pojawią się już podczas spisu – od nieczytelnych oznaczeń, przez nieaktualne lokalizacje, aż po urządzenia, których nie można jednoznacznie przypisać do ewidencji.

Dobra inwentaryzacja zaczyna się więc od uporządkowania procesu i danych, a dopiero później od skanowania i liczenia.

2. Zadbaj o jednoznaczne oznakowanie majątku

Każdy składnik majątku objęty ewidencją powinien być możliwy do jednoznacznej identyfikacji.

W praktyce wykorzystuje się w tym celu między innymi etykiety z kodami kreskowymi oraz tagi RFID. Oznaczenie może zostać powiązane z unikalnym numerem inwentarzowym i rekordem danego składnika w systemie ewidencyjnym.

Wybór technologii powinien uwzględniać zarówno skalę inwentaryzacji, jak i rodzaj zasobów oraz warunki, w których są użytkowane.

Kody kreskowe są sprawdzonym i szeroko stosowanym rozwiązaniem. Ich odczyt wymaga jednak zeskanowania konkretnego oznaczenia.

Technologia RFID pozwala natomiast na bezkontaktową identyfikację oznakowanych obiektów i może umożliwiać odczyt wielu tagów w krótkim czasie.

Nie oznacza to jednak, że RFID zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem. Dobór technologii powinien wynikać z analizy procesu, rodzaju majątku, środowiska pracy oraz oczekiwanej skali automatyzacji.

3. Ogranicz ręczne przepisywanie danych

Papierowe arkusze mogą być wykorzystywane podczas inwentaryzacji, ale przy dużej liczbie pozycji oznaczają dodatkową pracę i zwiększają ryzyko pomyłek podczas zapisywania oraz późniejszego przepisywania informacji.

Dlatego jednym ze sposobów usprawnienia inwentaryzacji jest cyfrowa rejestracja danych bezpośrednio podczas spisu.

Terminal mobilny wyposażony w odpowiedni czytnik może identyfikować składnik majątku na podstawie kodu kreskowego lub tagu RFID, a aplikacja przypisywać wynik do właściwego rekordu i lokalizacji.

Dzięki temu można ograniczyć wielokrotne przenoszenie tych samych informacji pomiędzy papierowymi arkuszami, plikami i właściwym systemem ewidencyjnym.

4. Połącz spis z systemem ewidencji środków trwałych

Samo wykorzystanie skanera nie rozwiązuje wszystkich problemów. Kluczowe znaczenie ma możliwość sprawnego zestawienia wyników spisu z informacjami znajdującymi się w ewidencji.

Przykładem rozwiązania wspierającego ten proces jest EVIDEI – system do ewidencji środków trwałych i inwentaryzacji.

EVIDEI wspiera zarządzanie danymi dotyczącymi majątku oraz przeprowadzanie spisu z wykorzystaniem aplikacji mobilnej. Rozwiązanie pozwala wykorzystać zarówno kody kreskowe, jak i technologię RFID.

Powiązanie fizycznego oznaczenia składnika majątku z jego rekordem w systemie pozwala sprawniej ustalić, które zasoby zostały odnalezione, gdzie się znajdują oraz gdzie występują niezgodności wymagające dalszego wyjaśnienia.

System może również wspierać tworzenie raportów oraz wymianę danych z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w organizacji.

5. Traktuj różnice inwentaryzacyjne jako informację, a nie tylko problem

Jednym z najważniejszych rezultatów inwentaryzacji są wykryte niezgodności.

Może się okazać, że dany środek trwały znajduje się w innym pomieszczeniu, został przekazany innemu użytkownikowi albo jego stan faktyczny nie odpowiada informacjom zapisanym w ewidencji. Mogą również wystąpić niedobory, nadwyżki lub inne rozbieżności wymagające wyjaśnienia.

Wyniki inwentaryzacji powinny zostać odpowiednio udokumentowane, a ujawnione różnice pomiędzy stanem rzeczywistym i ewidencyjnym – wyjaśnione i odpowiednio rozliczone.

Z biznesowego punktu widzenia takie różnice są również cennym źródłem informacji.

Jeżeli regularnie występują w określonych lokalizacjach albo dotyczą konkretnych grup majątku, warto przeanalizować sposób jego wydawania, przenoszenia, oznaczania oraz aktualizacji danych.

Inwentaryzacja może dzięki temu ujawnić nie tylko pojedyncze niezgodności, ale również słabe punkty całego procesu zarządzania majątkiem.

6. Dobierz technologię do skali inwentaryzacji

Nie każda organizacja potrzebuje identycznego zestawu narzędzi.

Przy mniejszej liczbie składników wystarczającym rozwiązaniem mogą być kody kreskowe oraz urządzenie mobilne. Przy dużych i rozproszonych zasobach warto przeanalizować zastosowanie RFID, szczególnie jeżeli indywidualne odnajdywanie i skanowanie każdego oznaczenia jest czasochłonne.

Istotna jest również dostępność sprzętu. Jeżeli dodatkowe terminale mobilne, skanery, czytniki RFID lub drukarki etykiet są potrzebne firmie przede wszystkim podczas okresowego spisu, ich zakup nie zawsze musi być jedynym rozwiązaniem.

Można również rozważyć czasowe wypożyczenie urządzeń.

Więcej informacji dotyczących sprzętu, oprogramowania oraz przygotowania urządzeń można znaleźć na stronie ibcsService – rozwiązania wspierające inwentaryzację.

7. Nie kończ procesu wraz z ostatnim skanem

Zakończenie spisu z natury nie oznacza jeszcze zakończenia inwentaryzacji.

Należy przeanalizować wyniki, zidentyfikować i wyjaśnić różnice, przygotować wymaganą dokumentację oraz wprowadzić odpowiednie zmiany do ewidencji i – tam, gdzie jest to wymagane – ksiąg rachunkowych.

Warto jednocześnie wykorzystać wyniki spisu do poprawy kolejnych procesów.

Jeżeli podczas inwentaryzacji okazało się, że część etykiet jest nieczytelna, należy je wymienić. Jeżeli wiele środków znajduje się w innych lokalizacjach niż wskazane w systemie, warto przyjrzeć się procesowi rejestrowania przesunięć. Jeśli problemem jest ręczne przepisywanie informacji, może być to argument za wdrożeniem rozwiązania mobilnego.

Największą wartość daje więc nie samo policzenie majątku, ale wykorzystanie wyników inwentaryzacji do poprawy jakości danych i zarządzania zasobami.

Kody kreskowe czy RFID – co wybrać do inwentaryzacji?

Nie istnieje jedna technologia odpowiednia dla każdej organizacji.

Kody kreskowe dobrze sprawdzają się, gdy potrzebna jest prosta i jednoznaczna identyfikacja pojedynczych obiektów, a dostęp do ich etykiet nie stanowi problemu.

RFID (Radio Frequency Identification) pozwala identyfikować oznaczone obiekty za pomocą fal radiowych. W procesach inwentaryzacyjnych jego istotną zaletą jest możliwość bezkontaktowego odczytu tagów oraz identyfikowania wielu odpowiednio oznakowanych obiektów bez konieczności indywidualnego skanowania każdego kodu.

RFID warto więc rozważyć szczególnie przy dużej liczbie zasobów, ich rozproszeniu lub w sytuacjach, w których dostęp do każdego oznaczenia jest utrudniony.

Więcej informacji o zasadzie działania tej technologii, tagach, czytnikach, antenach i możliwościach zastosowania znajduje się w serwisie RFID – technologie i rozwiązania automatycznej identyfikacji.

Wybór pomiędzy kodami kreskowymi a RFID powinien jednak wynikać z analizy konkretnego procesu, rodzaju majątku, warunków środowiskowych, oczekiwanej szybkości odczytu oraz ekonomiki rozwiązania.

RFID nie należy traktować jako automatycznego zamiennika kodów kreskowych w każdej organizacji – właściwa technologia to ta, która najlepiej odpowiada konkretnemu procesowi.

Jak przygotować sprzęt do inwentaryzacji?

Sprawność techniczna urządzeń ma bezpośredni wpływ na przebieg spisu. Terminal mobilny, skaner, czytnik RFID czy drukarka etykiet, które zawodzą podczas właściwej inwentaryzacji, mogą stać się wąskim gardłem całego procesu.

Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem prac warto sprawdzić:

• stan techniczny urządzeń,
• stan i wydajność baterii,
• konfigurację urządzeń,
• działanie czytników,
• komunikację z systemem,
• sposób przesyłania i synchronizacji danych,
• poprawność odczytu stosowanych oznaczeń,
• dostępność urządzeń zapasowych, jeśli są potrzebne.

Nie każda firma musi również kupować dodatkowy sprzęt wyłącznie na potrzeby okresowego spisu.

W zależności od częstotliwości i skali inwentaryzacji można rozważyć zakup albo czasowe wypożyczenie terminali mobilnych, skanerów, drukarek etykiet czy urządzeń RFID.

Więcej informacji na temat przygotowania urządzeń i możliwości ich wypożyczenia znajduje się na stronie inwentaryzacja – sprzęt, oprogramowanie i wsparcie ibcsService.

Najczęstsze błędy podczas inwentaryzacji

Technologia nie zastąpi prawidłowo zaprojektowanego procesu. Problemy często zaczynają się od nieaktualnych danych, niejednoznacznych oznaczeń lub braku odpowiedniego przygotowania.

Do błędów, na które szczególnie warto zwrócić uwagę, należą:

• rozpoczęcie spisu bez wcześniejszego uporządkowania zakresu i lokalizacji,
• nieczytelne, uszkodzone lub brakujące oznaczenia,
• błędne przypisanie składników do lokalizacji,
• nieaktualne dane ewidencyjne,
• duplikowanie rekordów,
• ręczne przepisywanie dużych ilości informacji,
• brak sprawdzenia urządzeń przed rozpoczęciem prac,
• niewłaściwe przygotowanie zespołu przeprowadzającego spis,
• pozostawienie wykrytych różnic bez odpowiedniego wyjaśnienia i rozliczenia.

Eliminacja tych problemów często ma równie duże znaczenie jak samo przyspieszenie fizycznego liczenia majątku.

Jak przygotować firmę do inwentaryzacji? Checklista

Przed rozpoczęciem spisu warto odpowiedzieć na kilka pytań:

1. Czy zakres inwentaryzacji i odpowiedzialności są jasno określone?
2. Czy dane w ewidencji zostały przygotowane do spisu?
3. Czy składniki majątku posiadają jednoznaczne i czytelne oznaczenia?
4. Czy kody kreskowe albo tagi RFID są odpowiednio dobrane do środowiska pracy?
5. Czy terminale, skanery, czytniki RFID i drukarki zostały sprawdzone?
6. Czy osoby przeprowadzające spis wiedzą, jak obsługiwać urządzenia i aplikację?
7. Czy ustalono sposób postępowania w przypadku niezgodności?
8. Czy po zakończeniu spisu będzie możliwe sprawne porównanie wyników z ewidencją i przygotowanie raportów?

Im lepiej organizacja przygotuje te elementy przed rozpoczęciem właściwego spisu, tym mniejsze ryzyko, że problemy organizacyjne lub techniczne ujawnią się w trakcie inwentaryzacji.

Inwentaryzacja jako element zarządzania majątkiem

Nowoczesne podejście do inwentaryzacji nie powinno sprowadzać się wyłącznie do pytania:

„Jak szybciej policzyć wszystko podczas spisu?”

Znacznie ważniejsze jest pytanie:

„Jak utrzymywać wiarygodne informacje o majątku przez cały rok?”

Jeżeli przedsiębiorstwo na bieżąco rejestruje nowe składniki, ich lokalizacje, przypisanie do użytkowników i przesunięcia, kolejna inwentaryzacja nie musi zaczynać się od porządkowania danych. Może stać się kontrolą ich jakości i potwierdzeniem rzeczywistego stanu majątku.

Właśnie dlatego połączenie odpowiednich procedur, trwałego znakowania, urządzeń Auto ID oraz oprogramowania do ewidencji może przynieść znacznie więcej korzyści niż samo skrócenie czasu spisu.

Jak IBCS Poland może wesprzeć proces inwentaryzacji?

Skuteczna inwentaryzacja wymaga połączenia dobrze przygotowanego procesu, wiarygodnych danych, odpowiedniego oznakowania oraz właściwie dobranych narzędzi.

IBCS Poland wraz z ibcsService wspiera organizacje na różnych etapach tego procesu – od systemu EVIDEI do ewidencji i inwentaryzacji środków trwałych, przez rozwiązania wykorzystujące technologię RFID i kody kreskowe, aż po terminale mobilne, skanery, drukarki etykiet oraz przygotowanie i serwis urządzeń wykorzystywanych podczas spisu.

Jeżeli planujesz inwentaryzację, warto wcześniej przeanalizować nie tylko sposób przeprowadzenia samego spisu, ale również jakość obecnej ewidencji, metodę znakowania zasobów oraz dostępność i stan techniczny urządzeń.

Sprawdź rozwiązania i usługi wspierające inwentaryzację i dowiedz się, jak dobrać technologię do skali oraz specyfiki Twojej organizacji.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o inwentaryzację

Jak przeprowadzić skuteczną inwentaryzację?

Skuteczna inwentaryzacja wymaga przede wszystkim przygotowania aktualnej ewidencji, określenia zakresu spisu, jednoznacznego oznakowania zasobów oraz ustalenia sposobu rejestrowania wyników. Przy większej liczbie składników proces mogą usprawnić terminale mobilne, kody kreskowe, RFID oraz oprogramowanie do ewidencji i inwentaryzacji.

Jakie urządzenia można wykorzystać podczas inwentaryzacji?

W zależności od zastosowanej technologii mogą to być terminale mobilne, skanery kodów kreskowych, czytniki RFID oraz drukarki etykiet. Sprzęt powinien zostać dobrany do rodzaju zasobów, sposobu ich oznakowania, liczby obiektów i środowiska, w którym przeprowadzany jest spis.

Czy RFID sprawdzi się podczas inwentaryzacji?

RFID może być szczególnie przydatne przy dużej liczbie oznakowanych obiektów oraz rozproszonych zasobach. Technologia umożliwia bezkontaktowy odczyt tagów i pozwala identyfikować wiele oznaczonych obiektów bez indywidualnego skanowania każdego kodu. Zasadność jej zastosowania powinna być jednak oceniana indywidualnie dla konkretnego procesu.

Co jest lepsze do inwentaryzacji – RFID czy kody kreskowe?

Nie ma jednej odpowiedzi odpowiedniej dla wszystkich organizacji. Kody kreskowe są prostym i sprawdzonym sposobem identyfikacji, natomiast RFID daje większe możliwości automatyzacji i bezkontaktowego odczytu. Wybór powinien uwzględniać m.in. liczbę i rodzaj zasobów, ich rozmieszczenie, warunki środowiskowe oraz oczekiwany sposób prowadzenia spisu.

Czy inwentaryzację można przeprowadzać mobilnie?

Tak. Zastosowanie aplikacji mobilnej oraz terminali pozwala rejestrować informacje bezpośrednio w miejscu, w którym znajduje się dany składnik majątku. System EVIDEI wspiera prowadzenie spisu z natury za pomocą urządzeń mobilnych oraz identyfikację zasobów przy wykorzystaniu kodów kreskowych i RFID.

Czy sprzęt do inwentaryzacji można wypożyczyć?

Tak. Jeżeli terminale mobilne, skanery, drukarki etykiet lub urządzenia RFID są potrzebne przede wszystkim na czas okresowego spisu, można rozważyć ich wypożyczenie zamiast zakupu. Jest to szczególnie warte analizy w organizacjach, w których zwiększone zapotrzebowanie na urządzenia pojawia się okresowo.

Co zrobić, jeśli podczas inwentaryzacji pojawią się różnice?

Należy ustalić przyczynę niezgodności, porównując stan faktyczny z ewidencją i odpowiednią dokumentacją. Różnice wymagają wyjaśnienia, udokumentowania oraz właściwego rozliczenia. Warto również sprawdzić, czy ich przyczyną nie jest problem procesowy, np. brak aktualizacji lokalizacji składników majątku.