Universal Express Distribution

Wdrożenie systemu wspomagającego obsługę magazynu ibcsTiger, dostawa i konfiguracja sprzętu do automatycznej identyfikacji, znakowanie magazynu

Universal Express Distribution jest wiodącą spółką zajmującą się magazynowaniem i dystrybucją materiałów promocyjnych, takich jak nalepki, plakaty, próbki, stoiska promocyjne, gadżety czy tablice reklamowe. Firma zapewnia kompleksową obsługę elementów wspomagających promocję przedsiębiorstw wielu branż. "Od 12 lat świadczymy usługi magazynowania i dystrybucji materiałów promocyjnych, tak więc mamy niezrównane doświadczenie w Polsce" - twierdzi Adam Bieniek, Dyrektor Generalny Działu Dystrybucji z UED. Firma jest członkiem międzynarodowej Grupy Kapitałowej Universal Express.

Rozwój spółki zrodził potrzebę modernizacji systemu zarządzania magazynem

Ponieważ spółka rozwija się w szybkim tempie, liczba klientów, a co za tym idzie ilość asortymentu stale się powiększały. Spowodowało to, że dotychczasowe rozwiązania logistyczne okazały się niewystarczające. Konieczne było wprowadzenie systemu, który uprościłby procedury magazynowe i dostarczał szybką informację nt. lokalizacji towarów.

"Rozwój firmy wymógł na nas konieczność inwestycji w system automatycznej identyfikacji. Brak szybkiej informacji na temat lokalizacji magazynowanych towarów, a także stale zwiększająca się ilość dokumentacji papierowej to główne przyczyny, które nas zmobilizowały do wdrożenia systemu nowoczesnego klasy WMS" - dodaje Adam Bieniek, Dyrektor Generalny Działu Dystrybucji z UED.

"Bardzo ważnym elementem wdrożenia było zaproszenie szerokiego grona pracowników Universal Express do projektu. W pełni profesjonalne, projektowe spojrzenie na wdrożenie oraz bardzo wysokie zaangażowanie i jasno sprecyzowane oczekiwania ze strony Klienta nie tylko zaoszczędziły czas konieczny na wdrożenie, ale pozwoliły na pokonanie wszelkich problemów przed ich pojawieniem się." - zwraca uwagę Maciej Rafałowski, Dyrektor Handlowy z IBCS Poland.

Konieczność sprostania wysokim wymaganiom

Do wdrożenia systemu zatrudniono zespół doświadczonych specjalistów z firmy IBCS Poland. Pierwszym etapem współpracy było opracowanie koncepcji i głównych założeń projektu przy konsultacji z pracownikami UED. Efektem tych konsultacji było stworzenie listy wymagań względem implementacji. Zaliczały się do nich m.in. zapewnienie kontroli wydajności pracy, eliminacja pomyłek przy wydawaniu towaru, skrócenie procesu wydania towaru z magazynu oraz ograniczenie ilości drukowanych dokumentów. Bardzo istotne było też zapewnienie możliwości integracji z systemami nadrzędnymi UED.

"Nasz autorski system WMS - ibcsTiger musiał zostać zaadaptowany pod indywidualne potrzeby UED. Musieliśmy go również odpowiednio skonfigurować, tak aby współpracował z systemami używanymi w UED. Do sprawnego działania systemu konieczna była implementacja sieci radiowej, przystosowanej do pracy w środowisku pracujących maszyn oraz magazynu zbudowanego z blachy i betonu." - powiedział Marek Groszkowski, kierownik projektu UED z IBCS Poland.

Sieć radiową oparto na technologii Spectrum24 firmy Motorola, wykorzystując punkty dostępu Motorola AP5131. Warunkiem koniecznym działania sieci radiowej wg przyjętego projektu było wcześniejsze wykonanie okablowania. Sieć w UED oparta została na okablowaniu kategorii 5 oraz szkielecie światłowodowym.

Do obsługi systemu wykorzystywanych jest 8 terminali mobilnych Motorola WT4090, 4 drukarki etykiet Zebra ZM400 i Zebra RW420, kilka komputerów PC oraz sieć WI-FI. Obszary zastosowań systemu ibcsTiger w UED są bardzo szerokie: począwszy od przyjęcia dostawy, rozlokowania asortymentu w magazynie przez wydanie oraz przyjęcie produktów do konfekcjonowania, aż po wydanie towaru na zewnątrz oraz inwentaryzację i kontrolę jakości.

"Dzięki systemowi ibcsTiger znacznie polepszyła się kontrola procesów magazynowych, co z kolei ma przełożenie na funkcjonowanie całości firmy. Zastosowane w projekcie terminale mobilne Motorola WT4090 oraz drukarki Zebra gwarantują nie tylko wysoką ergonomię pracy, ale także najwyższą jakość i trwałość przy zachowaniu umiarkowanej ceny" - dodaje Łukasz Pychyński, Specjalista ds. handlowych z IBCS Poland.

Znakowanie magazynu niezbędnym elementem systemu IT

"Nieodłącznym elementem sprawnie działającego systemu informatycznego jest poprawne oznaczenie wszystkich miejsc docelowych w magazynie - alejek, bram, etc." - wyjaśnia Magdalena Zakrzewska, Specjalistka do spraw materiałów eksploatacyjnych z IBCS Poland. Do oznaczenia magazynu zastosowano różne rodzaje etykiet oraz tablic, spełniających najnowsze standardy.

"Znakowanie magazynu przebiegło sprawnie, zakończone zostało w zakładanym terminie. Należy nadmienić, że zadanie zostało wykonane precyzyjnie, z wykorzystaniem dobrej jakości materiałów" - stwierdził Adam Bieniek z UED.

Ponadto specjaliści z IBCS Poland przeprowadzili dwuetapowe szkolenie dla pracowników UED. Szkolenie zasadnicze obejmowało cały zakres wiedzy o systemie ibcsTiger, a skierowane było do głównych użytkowników, tzw. key-userów. Drugi etap to szkolenie uzupełniające, skierowane do użytkowników końcowych.

Zrealizowane założenia

Wdrożenie trwało od grudnia 2008 do kwietnia 2009 i zostało zakończone sukcesem. Do podstawowych korzyści należy przede wszystkim eliminacja błędów ludzkich, większa kontrola magazynu wspomaganie kompletacji, a także obniżenie kosztów pracy poprzez poprawę wydajności. "Oprócz tego udało się wyeliminować dużą część dokumentacji papierowej. Te wszystkie czynniki spowodowały, że także nasi klienci odczuwają podwyższenie standardów naszych usług" - stwierdził Przemysław Jędrychowski z UED.

Obie firmy wyrażają zadowolenie ze współpracy, podkreślając przy tym chęć podjęcia dalszego współdziałania w przyszłości. Adam Bieniek z firmy UED zapewnia: "Zadanie zostało wykonane w stu procentach. Jesteśmy zadowoleni z wyboru tego właśnie usługodawcy i możemy potwierdzić jego profesjonalizm".