Najczęstsze błędy w kompletacji dostaw

Z punktu widzenia adresata przesyłki może wydawać się, że skompletowanie zamówienia jest zawsze proste, ponieważ zwykle składa on zamówienie online i otrzymuje gotowy towar. Zarządzanie procesem logistycznym to jednak złożony proces. Jak uniknąć błędów w procesie kompletacji zamówień i czego należy się wystrzegać?

Na czym polega kompletacja zamówień?

W literaturze definiuje się proces kompletacji zamówień w magazynie, jako pobranie zapasów ze strefy składowania w celu utworzenia zbioru zapasów zgodnie ze specyfikacją asortymentową i ilościową dla określonego odbiorcy. W uproszczeniu można powiedzieć, że proces kompletacji w magazynie polega na przygotowaniu towarów do wysyłki według zamówienia otrzymanego przez firmę.

Pracownicy magazynu wybierają poszczególne produkty, które następnie trafiają do kolejnych etapów procesu logistycznego – są wydawane przewoźnikowi, a ostatecznie odbiorcy końcowemu. Efektywność kompletacji zamówień w magazynie zależy od wielu czynników, takich jak m.in.:

• szkolenie magazynierów i operatorów wózków podnośnikowych;
• wypracowanie optymalnych protokołów zarządzania magazynem;
• wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do monitorowania prawidłowości kompletacji towarów.

Zredukowanie czasu kompletacji oraz ograniczenie ryzyka błędów powinno być kluczowe dla każdego przedsiębiorstwa, które wysyła swoje towary „na zewnątrz”. Jeśli w Twojej firmie brakuje wyszkolonego personelu, który pomoże w identyfikacji i wyeliminowaniu występujących problemów, warto rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznych specjalistów w zakresie magazynowania towarów i kompletacji zamówień.

Jakie są skutki błędów podczas kompletacji?

Zaniedbanie procesów związanych z kompletacją powoduje, że często dochodzi do pomyłek, które mogą mieć poważne konsekwencje dla przedsiębiorcy. Otrzymanie produktu niezgodnego z zamówieniem będzie skutkować negatywnymi opiniami, stratami wizerunkowymi firmy oraz utratą zaufania wśród klientów.

Przygotowywanie zamówień w sposób niedokładny pociąga też za sobą wzrost kosztów związanych z koniecznością dłuższego magazynowania towaru, który powinien już wyjść do klienta. To także dodatkowe opłaty związane z kolejną wysyłką.

Redukcja błędów jest szczególnie istotna w przypadku branży e-commerce, kiedy firma ukierunkowuje swoją strategię marketingową na obsługę indywidualnych klientów.

Warto zdawać sobie sprawę, że błędy popełnione na etapie kompletacji stosunkowo łatwo jest naprawić, ale każdorazowo wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Znacznie trudniej jest jednak odzyskać utraconych klientów oraz zszargany wizerunek.

Dlaczego proces kompletacji zamówień nie zawsze przebiega prawidłowo?

Błędów i pomyłek związanych z gospodarką magazynową, których popełnienie prowadzi do obniżenia wydajności procesu logistycznego jest wiele. Przyjrzyjmy się tym najczęściej występującym.

Pobranie niewłaściwego produktu

Jednym z najpopularniejszych błędów popełnianych na etapie kompletacji jest pobranie do zamówienia produktu innego, niż zamówiony. Aby walczyć z takimi pomyłkami należy regularnie weryfikować poszczególne referencje i ich rozmieszczenie. Bardzo ważne jest etykietowanie produktów, które wspiera operatorów.

Wraz z rozwojem firmy i powiększeniem wolumenu zamówień warto rozważyć zaimplementowanie systemu WMS (ang. Warehouse Management System). Może on funkcjonować samodzielnie albo jako moduł oprogramowania klasy ERP (eng. Enterprise Resource Planning). Oprogramowanie dostarcza wyczerpujących informacji na temat lokalizacji towarów, a także treści samego zamówienia. W ten sposób można zminimalizować ryzyko błędu.

Brak wypracowanych standardów procesów magazynowych oraz metod kompletacji

Brak jednolitych standardów pracy to częste błędy wśród młodych firm, które dopiero wchodzą na rynek i uczą się, jak ważna w bieżącej działalności jest odpowiednia logistyka. Aby usprawnić proces kompletacji opracowano cały szereg metod, które mogą zostać zaimplementowane w przedsiębiorstwie.

W literaturze przedmiotu jako najpopularniejsze wymienia się następujące sposoby kompletowania zamówień:

• wykorzystanie listy kompletacyjnej;
• etykiety umieszczane na towarach;
• użycie terminala radiowego lub wsadowego;
• technologia świetlna (ang. Pick by Light), w której lokalizacje towarów do pobrania są automatycznie podświetlane, a na zamontowanym wyświetlaczu pojawia się liczba sztuk do pobrania;
• technologia VDW (ang. Voice-directed Warehousing lub Pick By Voice), gdzie komunikaty werbalne są przekazywane pracownikowi za pomocą niewielkiego komputera połączonego z zestawem typu headset;
• technologia Pick by Point, gdzie lokalizacja towaru jest wskazywane przez ruchome światła zamontowane na konstrukcji wsporczej hali magazynowej. To rozwiązanie często jest łączone z VDW.

Błędy wynikające z ludzkich pomyłek

Tym co pozwoli uniknąć błędów podczas kompletacji, jest także dbanie o ergonomię pracy zespołu oraz przeprowadzanie regularnych szkoleń wśród pracowników. Zatrudnienie dodatkowego personelu, wprowadzenie przerw w regulaminie pracy czy wprowadzenie oprogramowania, który pozwala na zoptymalizowanie trasy „pickerów” to mniejsze ryzyko nieprawidłowości.

Ergonomia pracy to także właściwe rozmieszczenie towarów i wydzielenie różnych stref w magazynie. W ten sposób można nie tylko zredukować odsetek błędnych kompletacji, ale również skrócić czas zbierania towaru.

Zaniedbanie etykietowania towarów w magazynie

Kiedy nowa partia zamówionych produktów trafia do magazynu, należy pamiętać o ich etykietowaniu, czyli przypisaniu unikalnego numeru, który pozwoli w razie potrzeby błyskawicznie odnaleźć dany towar na regale. Obecnie stosuje się przede wszystkim etykietowanie za pomocą tagów RFID (ang. Radio-frequency identification), które stopniowo wypierają klasyczne kody kreskowe.

Wdrożenie systemów RFID jest wprawdzie droższe, ale tagi są znacznie bardziej odporne na uszkodzenia, mogą być wykorzystane wielokrotnie dzięki możliwości nadpisania informacji zapisanych w pamięci.

Dzięki „otagowaniu” produktów i wprowadzeniu danych do systemu WMS pracownik może prześledzić wszystkie czynności wykonywane na danym towarze i śledzić jego przepływ od momentu dostawy do chwili wydania odbiorcy końcowemu.

Brak aktualizacji danych w systemie WMS

Innym popularnym błędem jest podmiana referencji. Dzieje się tak, kiedy w danym miejscu na regale kończy się dany rodzaj towaru, a w jego miejsce trafia towar zupełnie inny. Takie sytuacje są oczywiście nagminne, ale powinny iść w parze z aktualizacją referencji. W przeciwnym razie operator pobierze z półki produkt, który według udostępnionych mu informacji powinien się tam właśnie znajdować.

Jak zwiększyć efektywność magazynowania i usunąć błędy na etapie kompletacji?

Aby zoptymalizować procesy logistyczne, należy regularnie analizować oraz nieustannie optymalizować zasady kompletacji w poszukiwaniu najlepszego modelu. W miarę jak firma poszerza asortyment produktów, otwiera się na nowe rynki lub wykorzystuje inne kanały dostawy raz wdrożone rozwiązania mogą ulec zmianie.

Jedną ze strategii powszechnie stosowanych w logistyce jest wyznaczenie i śledzenie kluczowych wskaźników efektywności, w tym OPA (Ang. Order Picking Accuracy), czyli właśnie efektywności kompletacji. Wysoka wartość parametru to znak, że obsługa zamówień przebiega płynnie i bez zastrzeżeń. Z drugiej strony niskie OPA stanowi sygnał, że kompletacja zamówień szwankuje, ale nie daje odpowiedzi na pytanie, dlaczego tak się dzieje. Dlatego często trzeba rozebrać na czynniki pierwsze poszczególne procesy magazynowe i przyjrzeć się im z bliska.