Na czym polega optymalizacja procesów magazynowych?

Usprawnienie systemu magazynowego powinno być celem każdej firmy, która dąży do zwiększenia obrotów. Zmiany mogą dotyczyć każdego etapu łańcucha logistycznego – od przyjęcia towaru, przez kompletację zamówień, aż po spedycję do odbiorcy końcowego. Jak udoskonalić pracę magazynu i dlaczego jest to takie istotne?

Dlaczego optymalizacja magazynu jest ważna?

Optymalizacja procesów magazynowych polega na wdrożeniu rozwiązań, które zwiększają efektywność poszczególnych operacji magazynowych. Lepsze zarządzanie logistyką to dla firmy wiele korzyści, w tym:

• efektywniejsze wykorzystanie przestrzeni;
• oszczędność czasu przy obsłudze zleceń;
• wzrost wydajności pracowników;
• możliwość ograniczenia wydatków związanych m.in. ze składowaniem towarów czy obsługą zwrotów i reklamacji;
• wzrost satysfakcji klienta, a co za tym idzie – perspektywa wzrostu zysków.

Niektóre etapy optymalizacji magazynów mogą wydawać się niewielkie. Ważne jednak jest, żeby procesy wdrożenia przeprowadzać stopniowo. W ten sposób – dzięki indukcji eliminacyjnej – można dokładnie ustalić, która ze zmian przyniosła realną korzyść.

Warto też na początku implementować zmiany najdalej idące. W logistyce – podobne jak w wielu innych obszarach ludzkiej działalności – sprawdza się zasada Vilfreda Pareto, tzw. 80/20. Zakłada ona, że pierwsze 20% nakładów jest odpowiedzialne za 80% efektów. Może się więc okazać, że już pierwsze, ale przemyślane działania przyniosą zadowalający efekt.

Sprawdzone pomysły na usprawnienie procesów magazynowych

Optymalizacja produktywności w obrębie procesów logistycznych może przybierać wiele różnych postaci. Jak doskonalić pracę w magazynie?

Opracowanie strategii logistycznej

Pierwszym krokiem powinno być wypracowanie spójnej strategii, która będzie realizowana przez firmę. Magazynowanie będzie wyglądało nieco inaczej w zależności od skali prowadzonej działalności gospodarczej (określanej przez wolumen przyjmowanych zamówień w określonej jednostce czasu) oraz liczby zatrudnianych pracowników.

Im przedsiębiorstwo jest mniejsze, tym od osób zatrudnionych wymaga się większej wielozadaniowości. W miarę przyrostu realizacji zamówień pojawia się potrzeba specjalizacji, a także wsparcia czynnika ludzkiego przez system WMS (ang. Warehouse Management System). Może on działać autonomicznie lub jako część większej całości – oprogramowania klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning). NA pewnym etapie koniecznie będzie też wdrożenia takich rozwiązań jak np. wózki widłowe czy środki transportu wewnętrznego.

Zwiększenie przepływu towarów poprzez zmianę układu magazynu

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie zmian w obrębie samego magazynu. Zwiększenie efektywności łańcucha dostaw można uzyskać np. poprzez:

• wprowadzenie regałów wysokiego składowania;
• podział magazynu na strefy (np. przyjęcie, kompletacja, wydawanie zamówień);
• optymalizację procesu kompletacji zamówień.

Ważne jest, aby poszczególne strefy powierzchni magazynowej były wyraźnie od siebie oddzielone, a pracownicy w każdej z nich dobrze znali swój zakres obowiązków. Dzięki temu obszar logistyki działa sprawnie i możliwe jest wykorzystanie całej dostępnej przestrzeni do przechowywania towarów.

Poprawa bezpieczeństwa pracy

Niebagatelną rolę w sprawności procesów biznesowych odgrywa ergonomia i bezpieczeństwo pracy. Dlatego w magazynie należy bezwzględnie zadbać o przestrzeganie norm BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz oznakowanie korytarzy ewakuacyjnych, stref zagrożonych wybuchem i innych przestrzeni o szczególnym znaczeniu.

Mniej wypadków w miejscu pracy to dla pracodawcy niższe koszty operacyjne, ale także brak nieplanowanych przestojów w funkcjonowaniu zakładu.

Ograniczenie liczby pomyłek poprzez zmianę identyfikacji towarów

Sposobem na redukcję kosztów wynikających z błędów w procesach magazynowych jest implementacja technologii RFID (ang. Radio Frequency Identification). Rezygnacja z klasycznych kodów kreskowych na rzecz tagów RFID zwiększa precyzję rejestrowania ruchów magazynowych. Pozwala na skrócenie operacji i znacząco podnosi efektywność kompletacji.

Służą do wielokrotnego zapisu. Mogą być też wygodnie śledzone za pośrednictwem ręcznych skanerów, systemu WMS lub bramek z wbudowanymi czujnikami.

Wprowadzenie automatyki magazynowej oraz Przemysłu 4.0

Firmy, które dysponują odpowiednio dużym zapleczem finansowym, powinny rozważyć identyfikację obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie automatyzacji. To jeden z filarów koncepcji lean manufacturing.

Dzisiaj coraz więcej firm wdraża też koncepcję określaną jako Przemysł 4.0. Składają się na niego właśnie różnego rodzaju formy automatyzacji przemysłowej, jak:

• wykorzystanie sztucznej inteligencji;
• robotyzacja zakładu;
• sięgnięcie po internet rzeczy (ang. Internet of Things);
• przetwarzanie danych w chmurze.

Wykorzystanie zdobyczy technologicznych sprzyja płynnemu przepływowi towarów, redukcji czasu realizacji zamówień oraz lepszemu spełnianiu oczekiwań klienta. Niewątpliwie wymaga jednak sporych nakładów finansowych.

Zastosowanie cyklu Deminga w swojej organizacji

Koncepcja opracowana przez amerykańskiego statystyka Williama Deminga polega na ciągłym ulepszaniu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Określenie „cykl Deminga” odnosi się do czterech, następujących po sobie etapów:

• Zaplanuj (ang. plan) – zdefiniowanie celów i założeń dla danej firmy;
• Wykonaj (ang. do) – wdrożenie zaplanowanych procesów;
• Sprawdź (ang. check) – walidacja efektów uzyskanych poprzez wprowadzenie zmian;
• Działaj (ang. act) – jeżeli zmiany przyniosły zamierzony efekt, należy potraktować go jako punkt wyjścia dla kolejnego cyklu.

Czy istnieje uniwersalny system zarządzania magazynem?

Podejmując świadome decyzje, można znacząco podnieść efektywność procesów magazynowych. Trzeba jednak pamiętać, że każda działalność rządzi się swoimi prawami i trudno wskazać na uniwersalny mianownik zmian.

Praktyka pokazuje, że w ogromnej większości firm sprawdza się model tzw. szczupłego zarządzania (ang. lean management) wdrożony z sukcesem jeszcze w latach 60. ubiegłego wieku przez japoński koncern Toyota. Polega on na ograniczeniu marnotrawstwa własnych zasobów przy jednoczesnej maksymalizacji satysfakcji klienta. Są to jednak bardzo ogólne zarządzania, które wymagają doprecyzowania. Każda zmiana powinna być poprzedzona dokładnym audytem magazynu.

Jak sprawdzić, czy proces optymalizacji zarządzania magazynem naprawdę działa?

Przedsiębiorstwo może wdrożyć dziesiątki różnych rozwiązań mających na celu zoptymalizowanie pracy logistyki równolegle. Tak długo jednak, jak nie będzie monitorowało wydajności procesów logistycznych, nie sposób odpowiedzieć na pytanie, czy są one efektywne. Jak zabrać się za ewaluację swojego magazynu?

Określenie stopnia referencyjności

Punktem wyjścia dla zwiększenia wydajności jest ustalenie, jaki jest poziom wyjściowy wydajności magazynu i do jakiego etapu dąży firma. W tym celu można monitorować np. kluczowe wskaźniki wydajności w ujęciu rok do roku. Tylko w ten sposób możliwe jest umieszczenie przedsiębiorstwa w przestrzeni rynkowej. Inaczej funkcjonuje ono w oderwaniu od realiów konkurencyjności.

Monitorowanie efektywności pracy poprzez systemy informatyczne

Drugim etapem optymalizacji jest śledzenie efektywności i wydajności w czasie rzeczywistym, korzystając z takich systemów jak np. WMS. Dzięki takim narzędziom firma może śledzić przebieg poszczególnych procesów i na bieżąco wprowadzać odpowiedni korekty, nie czekając na zakończenie całego roku obrotowego.

Monitorowanie zmian w czasie rzeczywistym to także swego rodzaju zabezpieczenie, które pozwala wycofać się w porę przed poniesieniem przez firmę znacznych kosztów.

Zwiększenie efektywności w firmie jest znacznie łatwiejsze z pomocą ekspertów. Doświadczony personel IBCS Poland pomoże zidentyfikować źródła potencjalnych problemów w procesach magazynowych. Oferujemy kompleksowe rozwiązania dla produkcji, sektora TSL, handlu detalicznego oraz branży e-commerce.